공문서 작성법 - 문서 쪽번호 표시, 항목의 구분, 규격용지의 사용

1. 문서의 쪽 번호 등 표시

가. 쪽 번호 등의 개념

2장 이상으로 이루어진 중요 문서의 앞장과 뒷장의 순서를 명백히 하기 위하여 매기는 번호를 말한다.

 

나. 쪽 번호 등의 표시 대상문서(영 제19조)

1) 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2) 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3) 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

 

다. 표시 방법

1) 전자문서 

- 쪽 번호 표시 또는 발급번호 기재(영 제19조/규칙 제18조)

가) 쪽 번호 : 각종 증명 발급 문서외의 문서에 표시

(1) 중앙 하단에 일련번호를 표시하되, 문서의 순서 또는 연결관계를 명백히 할 필요가 있는 중요 문서에는 해당 문서의 전체 쪽수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.

<예시> 1, 2, 3, 4 또는 4-1, 4-2, 4-3, 4-4로 표시

(2) 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 쪽수를 부여한다.

 

나) 발급번호

- 각종 증명 발급 문서의 왼쪽 하단에 표시

<예시> 단말번호-출력년월일/시·분·초-발급일련번호-쪽번호

 

2) 종이문서 : 관인으로 간인 또는 천공(영 제19조)

가) 간인

- 관인 관리자가 관인으로 간인하되, 시행문은 간인하기 전의 기안문을 복사하여 간인한다.

 

나) 천공

- 민원서류나 그 밖에 필요하다고 인정하는 문서에는 간인을 갈음하여 천공한다.

 

2. 항목의 구분

가. 항목의 표시(규칙 제2조제1항)

문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○, , ∙ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다

 

나. 표시위치 및 띄우기

※ 2타(vv 표시)는 한글 1자, 영문·숫자 2자, 스페이스 바(Space Bar) 2번에 해당함

 

1) 첫째 항목기호는 왼쪽 기본선에서 시작한다.

2) 둘째 항목부터는 바로 위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다.

3) 항목이 두 줄 이상인 경우에 둘째 줄부터는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬함이 원칙이나, 왼쪽 기본선에서 시작하여도 무방하다.

단, 하나의 문서 에서는 동일한 형식(첫 글자 또는 왼쪽 기본선)으로 정렬한다.

4) 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다. 마) 항목이 하나만 있는 경우 항목기호를 부여하지 아니한다

 

다. 하나의 본문 아래 항목 구분

하나의 본문에 이어서 항목이 나오는 경우에 항목의 순서 및 띄어쓰기는 다음 요령에 따른다.

1) 첫째 항목은 1., 2., 3., ... 등부터 시작한다. (둘째 항목: 가., 나....)

2) 첫째 항목은 왼쪽 기본선부터 시작한다

3. 규격 용지의 사용

가. 규격 표준화의 필요성

문서에 사용되는 용지의 규격을 통일하여 표준화함으로써 문서의 작성· 처리·편철·보관·보존 등 뿐만 아니라 프린터, 복사기, 팩스 등 각종 사무자동화 기기의 활용을 용이하게 할 수 있다.

 

나. 용지의 기본규격(영 제7조제6항)

문서의 작성에 사용하는 용지는 가로 210mm, 세로 297mm(Ａ4용지)의 직사각형으로 한다. A4용지는 국내외에 널리 통용되는 기본규격이다. 다만 도면 작성 등 기본규격을 사용하기 어려운 특별한 경우에는 그에 알맞은 규격의 용지를 사용할 수 있다.

 

 

출처: 2020 행정안전부 행정업무운영 편람