공문서 작성법 - 문서의 종류와 구분

1. 문서의 종류

가. 작성주체에 의한 구분

1) 공문서 

행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등 특수매체기록 포함)와 행정기관이 접수한 모든 문서

 

2) 사문서 

개인이 사적인 목적을 위하여 작성한 문서

 

나. 유통대상여부에 의한 구분

1) 내부결재문서(유통X)

- 행정기관이 내부적으로 계획 수립, 처리방침 결정, 업무보고, 소관사항 검토등을 하기 위하여 결재를 받는 문서

- 내부적으로 결재를 받는 문서이므로 발신하지 않는다.

 

2) 대내문서(유통O)

- 해당 기관 내부에서 보조기관 또는 보좌기관 상호간 협조를 하거나 보고 또는 통지를 위하여 수신·발신하는 문서

 

3) 대외문서

- 해당 기관 이외에 다른 행정기관(소속기관 포함)이나 국민, 단체 등에 수신·발신하는 문서

 

4) 발신자와 수신자 명의가 같은 문서

- 행정기관의 장 또는 합의제 행정기관이 자신의 명의로 발신하고 자신의 명의로 수신하는 문서

 

다. 문서의 성질에 의한 분류 

1) 법규문서

- 주로 법규사항을 규정하는 문서로서 헌법·법률·대통령령·총리령·부령·조례 및규칙 등에 관한 문서

 

2) 지시문서 

- 훈령·지시·예규·일일명령 등 행정기관이 그 하급기관이나 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서

가) 훈령

- 상급기관이 하급기관에 대하여 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시 하기 위하여 발하는 명령

나) 지시

- 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에 개별적·구체적 으로 발하는 명령

다) 예규

- 행정업무의 통일을 기하기 위하여 반복적인 행정업무의 처리기준을 제시하는 문서 로서 법규문서를 제외한 문서

라) 일일명령 

- 당직·출장·시간외근무·휴가 등 일일업무에 관한 명령

 

3) 공고문서

- 고시·공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서

가) 고시

- 법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서

나) 공고

- 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서

 

4) 비치문서

- 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장·카드 등의 문서

 

5) 민원문서

- 민원인이 행정기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는문서와 그에 대한 처리문서

 

6) 일반문서

- 위 각 문서에 속하지 아니하는 모든 문서

가) 회보

- 행정기관의 장이 소속 공무원이나 하급기관에 업무연락·통보 등 일정한 사항 을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서

나) 보고

- 특정한 사안에 관한 현황 또는 연구·검토 결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서

 

출처: 2020 행정업무운영 편람